Centros veterinarios

El primer deseo del 2018: Administrar el tiempo de forma eficiente

El primer deseo del 2018: Administrar el tiempo de forma eficiente

Debemos dedicar el 80% de nuestro tiempo a las tareas no urgentes e importantes.

Comienza el nuevo año y vamos a formular deseos para mejorar nuestra eficiencia en gestión de nuestra clínica. Vamos a formular 12 deseos, uno cada mes del año, con la idea que seamos capaces de poner en marcha acciones para conseguirlos.

Vamos a comenzar con el PRIMERO: Administrar mi tiempo, como gerente/propietario, de forma más eficiente.

¿Quiénes de nosotros tenemos tiempo para hacer todas las cosas que queremos, en nuestra clínica?

¿Cuántos de nosotros le echamos la culpa al tiempo para no poder realizar todo lo previsto; entre ellos, la “gestión”?

¿Cuántos de vosotros dedicáis muchísimo tiempo a la clínica, y os gustaría dedicar más a la familia y a vuestro ocio?

¿Cuántos de vosotros os sentís “bomberos”, apagando fuegos constantemente?

Pienso que un 90% de los lectores de este artículo, tenéis estos problemas, cuyo denominador es el TIEMPO.

El tiempo no es más que una unidad de medida para cuantificar la vida. Lo que debemos es planificar y administrar nuestro tiempo, cada día, para realizar todo aquello que es más adecuado a nuestros objetivos, dentro del contexto dónde nos movemos e interactuamos. La idea es definir una jornada ideal en la que enumeremos ordenadamente las tareas a realizar durante esas 24 horas.

Dedicar más tiempo a una tarea muchas veces no nos hace más productivo en la resolución de la misma. Más bien, el 80% de nuestra productividad se consigue en el 20% de nuestro tiempo, y viceversa.

No hay una jornada de trabajo ideal, no existe; pero nosotros tenemos la potestad de organizar nuestro trabajo, la familia y el ocio, para alcanzar el equilibrio.

Por lo tanto, estaremos de acuerdo que trabajamos para vivir y no vivimos para trabajar. Y por esta razón una administración eficiente del tiempo es fundamental para el equilibrio como persona.

Stephen R. Covey, definió como tercer hábito de la gente altamente efectiva el “establecer primero lo primero”, y comentó que la base de la gestión eficiente del tiempo es “Organizar y ejecutar según prioridades”.

Básicamente, dedicamos nuestro tiempo a uno de los 4 cuadrantes de actividades siguientes:

Lo URGENTE significa que se necesita una atención inmediata: “ahora”. Lo urgente nos presiona, requiere nuestra atención. A menudo complacen a otros.

La IMPORTANCIA tiene que ver con los resultados. Si algo es importante, realiza una aportación a nuestros objetivos, misión, valores, a nuestras metas. Hay que buscar nuestra complacencia.

¿Qué caracteriza a una persona efectiva?

Permanecerá siempre fuera de los cuadrantes 3 y 4. También reducirá el tiempo en el cuadrante 1, y pasará más tiempo en el cuadrante 2.

Una persona eficaz construye relaciones, tiene muy claros sus objetivos y metas, la planificación a medio-largo plazo, la prevención, la preparación,…, todo aquello que sabemos que hay que hacer, pero que solemos eludir, porque no son urgentes.

Sólo se puede obtener tiempo para el cuadrante 2, dejando de lado los cuadrantes 3 y 4. No se pueden ignorar las actividades del cuadrante 1 (urgentes e importantes), aunque éste se reducirá cada vez más a medida que se dedique más tiempo a la prevención y preparación de las tareas.

Trabajar en el cuadrante 2 (No urgente/importante) significa ser proactivo, diciendo SÍ a las prioridades importantes y NO a otras actividades, algunas de ellas aparentemente urgentes.

Os propongo un sencillo ejercicio:

Coger papel y bolígrafo, y hacer una lista de las 10 actividades más frecuentes que se dan en un centro veterinario y catalogarlas en cada uno de los cuadrantes.

¿Qué podéis hacer para mejorar vuestra administración del tiempo?

Varias cosas.

El año 2016 impartí una ponencia en el Congreso Andaluz sobre este tema, dónde además compartí ideas y herramientas sobre: ¿Qué ocurre realmente en los centros veterinarios con el tiempo – Resultados de una encuesta?, ¿Qué tipo de tareas se realizan habitualmente en un centro y en qué cuadrante se sitúan y en función del mismo qué hacer con ellas?, 5 recomendaciones para mejorar en la administración del tiempo y bibliografía de especialistas en el tema.

Si estáis interesados en recibir el artículo completo; por favor, socilitármelo al correo jlvillaluenga.vet@acalanthis.es

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